Laatst bijgewerkt: januari 2026

Uw privacy is voor ons van het grootste belang. Deze verklaring beschrijft hoe Upfront Security B.V. (“wij”, “ons”) persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. De verklaring is van toepassing op al onze diensten, inclusief het gebruik van onze website, onze applicaties (apps) en de zakelijke relatie die u met ons heeft.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte en veilige dienstverlening. Afhankelijk van hoe u van onze diensten gebruikmaakt, kan dit het volgende omvatten:

• Klant- en factuurgegevens: Gegevens die nodig zijn voor een correcte facturatie, zoals een bedrijfsnaam en adres.
• Account- en contactgegevens: Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en (versleuteld) wachtwoord wanneer u een account aanmaakt, contact met ons opneemt of klant wordt.
• Gebruiksgegevens: Technische data zoals uw IP-adres, type apparaat, besturingssysteem en anonieme gebruiksstatistieken om de stabiliteit en functionaliteit van onze diensten te waarborgen.
• Alle data die u zelf bewust invoert binnen onze applicaties, of anderszins met ons deelt.

Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Elke verwerking van uw gegevens is gebaseerd op een van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het aanbieden en onderhouden van uw account, het leveren van onze software en diensten, en het versturen van essentiële serviceberichten.
• Gerechtvaardigd belang: Voor het beveiligen van onze systemen, het analyseren en verbeteren van onze diensten, en het opsporen van fraude of misbruik.
• Wettelijke verplichting: Voor het voldoen aan onze administratieve en fiscale verplichtingen.
• Toestemming: Voor alle overige verwerkingen zullen wij altijd vooraf uw expliciete toestemming vragen.

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Onze applicaties worden ontwikkeld volgens het ‘Privacy by Design’ principe. Dit betekent dat wij bij elke nieuwe feature nadenken over de privacy-impact en streven naar dataminimalisatie: we verzamelen en verwerken alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de functionaliteit. Daarnaast passen wij een breed scala aan beveiligingsmaatregelen toe, waaronder:

• Strikte toegangscontroles en encryptie van data, zowel tijdens opslag als transport.
• Server hardening en continue monitoring van onze infrastructuur.
• Gestructureerde IT-processen voor o.a. incident response en change management.
• Kwetsbaarhedenscans en proactief patchmanagement.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij zullen uw gegevens nooit verkopen.

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derde partijen (subverwerkers) als dit strikt noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Wij werken alleen met betrouwbare partners en sluiten met hen een verwerkersovereenkomst (DPA). De categorieën van leveranciers waarmee wij gegevens delen zijn:

• Hosting- en infrastructuurproviders.
• Providers voor kantoorautomatisering en communicatie.
• E-mail serviceproviders.
• Leveranciers van software voor IT- en projectmanagement.
• Analyse- en monitoringdiensten.

Dataverwerking binnen de EU

Onze primaire infrastructuur en de opslag van uw data vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

De enige uitzondering hierop betreft het gebruik van de beveiligingsdienst Cloudflare Turnstile om onze website te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik. Cloudflare stelt dat het doel uitsluitend bot-detectie is en niet het identificeren, profileren of tracken van individuen. Meer informatie is te vinden in de privacyverklaring van Cloudflare.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website en apps gebruiken uitsluitend functionele en analytische technologieën die noodzakelijk zijn voor de werking en verbetering van onze diensten. Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Klant- en factuurgegevens: 7 jaar na het einde van de overeenkomst (vanwege de fiscale bewaarplicht).
• Accountgegevens: Zolang u een actief account heeft.
• Gebruiksgegevens: Maximaal 24 maanden, waarna deze data wordt verwijderd of volledig geanonimiseerd.
• Back-ups: Maximaal 12 maanden voor hersteldoeleinden alvorens ze vernietigd worden.

Uw rechten

U behoudt de controle over uw gegevens. U heeft het recht op:

• Inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens.
• Bezwaar maken tegen een verwerking.
• Intrekken van uw toestemming.
• Gegevensoverdracht (dataportabiliteit).
• Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Mail ons op info@upfront-security.com

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website.

Contact

Heeft u vragen? Neem gerust contact met ons op.

Upfront Security B.V.
Wilhelmina van Pruisenweg 104
2595AN Den Haag
E-mail: info@upfront-security.com
KvK-nummer: 73563471